2024 Autors: Harry Day | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 15:50
Reiz kā iesācējs personāla nodaļas vadītājs ražošanā es ar nepacietību gaidīju pirmo rūpnīcas vadības sanāksmi. Es iedomājos, cik produktīvi vadības komanda strādās komandas labā.
Mans padotais, personāla nodaļas inspektors, kurš šeit strādāja gandrīz 50 gadus, nepiedalījās manās gaišajās cerībās. “Nebrīnieties, ka personāla nodaļa tiks vainota visās rūpnīcas problēmās. Neuztraucieties par šo situāciju, vadītājiem ir jāizlaiž tvaiks un jāatrod vainīgie. Un sanāksmes formāts vairāk atgādinās bazāru, nevis organizētu kolēģu sanāksmi, kurai jāpieņem kopīgs lēmums."
Patiešām, tikšanās mani pārsteidza ar konstruktivitātes trūkumu. Viņi visi runāja praktiski vienlaikus, nedzirdot viens otru un neatceroties dienas kārtību. Rezultātā „dedzinošie” jautājumi palika neatrisināti, un viss laiks tika veltīts nenozīmīgu detaļu apspriešanai. Kopš tā laika ir pagājuši 10 gadi, taču, pēc dažādu uzņēmumu vadītāju domām, līdzīgas tikšanās joprojām notiek.
Ko es varu ieteikt kā treneris, lai tikšanās būtu konstruktīvas un efektīvas? Apsveriet pieprasījumu un meklējiet labāko praksi tā īstenošanai. Vispirms izanalizējiet, vai jums tiešām ir nepieciešams vadīt sapulci, vai arī jūs varat rīkoties ar citu iekšējās komunikācijas formātu?
Kad rīkot sapulci?
1. Nepieciešama komandas diskusija par problēmu vai uzdevumu
2. Ir jādalās ar komandu svarīgā informācijā un jāuzklausa tās locekļu viedokļi šajā jautājumā.
3. Vēlaties savākt maksimālu ideju un viedokļu skaitu par svarīgu jautājumu
4. Pastāv problēma, kas ietekmē lielākās daļas jūsu padoto mērķus.
5. Vai jūs zināt, ka komanda vēlētos sapulcēties un kopīgi atrisināt kādu problēmu, vienlaikus sadalot atbildību par tās īstenošanu
Kad nevajadzētu rīkot sapulci?
1. Ir jēga izmantot citus saziņas līdzekļus, nesamazinot veiktspēju
2. Uzdevums ir steidzams / svarīgs, un tā risināšanas kavēšanās var būt pārāk dārga
3. Jautājums ir pārāk personisks, lai to varētu publiski apspriest
4. Nepietiek laika sanāksmes sagatavošanai un vadīšanai
5. Vēlaties izmantot sapulci kā līdzekli, lai sodītu kādu no padotajiem
Visus desmit punktus var apkopot vienā teikumā. Vadīt sapulci, kad ir nepieciešams komandas darbs, un nerīkot sapulci, ja šādas vajadzības nav.
10 padomi efektīvām sanāksmēm
Mērķis. Nosakiet pats, kādam nolūkam jums ir jāorganizē tikšanās? Kādus rezultātus un kādā formā vēlaties iegūt sanāksmes beigās? Vai ir jāpieņem lēmumi? Kādas grūtības var rasties un kā tās neitralizēt? Cik lielā mērā sanāksmes dalībnieku mērķi sakrīt / atšķiras? Vai ir iespējami mērķu konflikti? Jo rūpīgāk tiks izstrādāts pirmais posms, jo mazāk pretestības sanāksmes laikā
Dalībnieki. Sanāksmes dalībnieku sastāvs tiek veidots atkarībā no tā mērķiem. Uzaiciniet tos cilvēkus, kuri var sniegt patiešām svarīgu ieguldījumu sanāksmes jautājumu apspriešanā. Pārbaudiet savas motivācijas darbā pieņemt darba grupu, vai jūs pārvēršat sanāksmes par viena aktiera (sevis) teātri? Vai tiešām šis sastāvs būs produktīvs? Ir vērts pastāvīgi mainīt dalībnieku sastāvu, veidojot to individuāli katrai tikšanās reizei. Tas palīdzēs vadītājam izvairīties no rutīnas un pozitīvi ietekmēt grupas dinamiku
Formāts. Atkarībā no uzdevumiem izvēlieties labāko sapulces formātu. Ja nepieciešams, piemēram
1) informē komandu par jauninājumiem
Veikt “tikšanos - informatīvu ziņojumu”. Šādas tikšanās uzdevums ir pēc iespējas vairāk informēt dalībniekus par gaidāmajām izmaiņām, mērķis ir samazināt pretestību. Labs instruments, lai palīdzētu vadītājam, būtu SWOT analīze.
2) noteikt uzdevumus un uzdot pienākumus
"Sapulce-rīkojums". Ļoti strukturēts un skaidrs formāts, situācijas kontrole, mērķis ir neatkarīgi sadalīt dalībnieku atbildību. Tas samazinās virziena līmeni, kas var traucēt uzdevumu kvalitatīvu izpildi.
3) pieņemt kopīgu lēmumu
Organizējiet "sanāksmi-sarunu", kuras laikā jūs uzklausāt visu dalībnieku viedokli. Abpusēji izdevīga sanāksmju stratēģija, vadītāja loma ir moderators. Šī formāta rīki ir prāta vētra, vairāku pozīciju aptauja, aptauja ar kartēm, problēmu analīzes shēma utt.
Problēmu analīzes shēma, T. Edmüllers
4) apvienot, lai atrisinātu problēmu
Starpniecības sapulce ir optimāls šādas tikšanās formāts. Ir ļoti svarīgi atrast moderatoru, kurš bauda komandas autoritāti. Līderis ne vienmēr ir labākā izvēle. Daudz efektīvāk ir uzaicināt ārēju speciālistu (starpnieku, treneri, konsultantu)
5) apkopot idejas
“Tikšanās - prāta vētra” šajā gadījumā būs 100% labākais risinājums. Šajā formātā galvenais ir ievērot noteikumus un prāta vētras algoritmu. Un arī saglabājiet atvērtības un viegluma atmosfēru, atceroties, ka kritika iznīcina šādu sanāksmju efektivitāti
6) uzlabot kompetenci
"Tikšanās-mācīšanās". Šis formāts ļauj vadītājam darboties kā trenerim vai trenerim. Kopīgojiet noderīgu informāciju ar padotajiem, apspriediet to un plānojiet, kā jūs to ieviesīsit ikdienas funkcionalitātē. Labs atradums vadītājiem būs 30 minūšu sanāksmes vairākas reizes nedēļā / mēnesī, ko tās organizē tieši padoto attīstībai. Viena kompetence - viena attīstības tehnika - rīcības plāns ir aptuvens šādu sanāksmju algoritms
Vieta. To, kur jūs tiksieties ar savu komandu, nosaka sanāksmes mērķis un formāts. Apmācības formātam un “starpniecības sanāksmēm” var būt nepieciešamas dažāda lieluma un aprīkojuma telpas. Padomājiet par to iepriekš. Ir arī nepieciešams, lai klātesošie redzētu viens otru un varētu izveidot acu kontaktu ar sanāksmes vadītāju
Plāns. Jūsu tikšanās plānam jābūt rakstītam. Faktiski šī ir darba kārtība, kas ietver šādus jautājumus
- datums, laiks, vieta
- sanāksmes mērķis
- apspriežamie jautājumi
- vēlamais sanāksmes iznākums un tā forma
- formāts
- iniciators un sanāksmes rīkotājs
- dalībnieku saraksts, ieskaitot tos, kas uzaicināti no ārpuses
Nosūtiet sapulces plānu sapulces dalībniekiem, viņi, iespējams, vēlēsies pievienot savus jautājumus. Lai ietaupītu laiku, vienā sanāksmē varat atrisināt vairākus jautājumus
Noteikumi. Sapulču vadīšanas pamatnoteikumus nosaka komanda, un tie var atšķirties. Bet pastāv pastāvīgi noteikumi, piemēram, termiņu ievērošana, vienošanās par lēmumu pieņēmējiem, uzņēmuma politikas noteiktie ierobežojumi, vienošanās par konfliktu pārvaldību utt
Protokols. Šis ir sava veida sanāksmes kopsavilkums, kurā aprakstīti visi tās galvenie punkti. To sagatavo sanāksmes sekretārs, pamatojoties uz sanāksmes laikā veiktajām piezīmēm. Protokolu paraksta vadītājs, sanāksmes sekretārs, kā arī galvenie dalībnieki (tie, kas norādīti rīcības plānā). Protokola kopija tiek nosūtīta visiem sapulces dalībniekie
Laiks. Laika pārvaldība ir viens no galvenajiem sanāksmju efektivitātes aspektiem. Vienmēr sāciet tikšanos noteiktajā laikā, jo vēlāk jūs nevarēsit sasniegt punktualitāti. Iestatiet laika grafikus visiem plāna punktiem un uzraugiet to izpildi. Ievērojiet 60x20x20 noteikumu:
Pavadiet 60% sava laika steidzamiem / svarīgiem jautājumiem.
Atstājiet 20% laika neparedzētām tēmām un pēkšņi aktuāliem steidzamiem jautājumiem
Piešķirt 20% laika ts. sociālās vajadzības - pārtraukumi, pusdienas, sarunas utt.
Nobeigums. Lai labi pabeigtu sanāksmi, novērtējiet komandas darbu. Ievērojiet, ko komanda ir sasniegusi, iziet izstrādātā plāna punktus, pārliecinieties, ka visi klātesošie saprot un atbalsta plānoto. Sapulces beigās izveidojiet kopsavilkuma paziņojumu, kas tiks nosūtīts visiem sapulces dalībniekiem, ieskaitot tos, kuri nav klāt. Ierakstiet tajā dalībnieku sarakstu, galvenos diskusijas jautājumus, pieņemtos lēmumus, rīcības plānu un atbildīgos par katru no tā punktiem, termiņiem, kontroles punktiem, nākamās sanāksmes datum
Kontrole. Situācijas, kad viss beidzas ar tikšanos, nav retums. Lai rīkotos, nepieciešama vēlme un motivācija, kā arī kontrole pār lēmumu izpildi. Tieši sapulcē definējiet kontroles punktus un atbildīgos par t
Grūtības rīkot sanāksmes
1. Konflikt
Tikšanās laikā bieži rodas konfliktsituācijas. Dažreiz viņi uzliesmo tik ļoti, ka tikšanās pārvēršas savstarpēju apsūdzību un personisku uzbrukumu straumē. Ko vadītājam vajadzētu darīt šajā gadījumā?
- atlikt strīdīgā jautājuma apspriešanu un atrisināt to vēlāk, šīs sanāksmes ietvaros. Līdz tam laikam kaislības norims un dalībnieki varēs konstruktīvi izpausties.
- Tulkojiet problēmas risinājumu individuālā formātā un satieciet konfliktējošās puses ārpus kopsapulces
- Labojiet jautājumu un aiciniet to izskatīt nākamajā sanāksmē
- Piedāvājiet kompromisu
2. Komunikācijas šķēršļ
Padomi, draudi, kritika, pārmetumi, "diagnozes" un marķēšana, ieteikumi, pavēles, klišejas un parasts formulējums var kalpot kā šķēršļi sanāksmei. Komunikācijas šķēršļi izraisa pretestību un antipātijas. Vadītājam ir svarīgi šādas lietas pamanīt un pievērst tām darba grupas dalībnieku uzmanību. Lai novērstu šķēršļus saziņai, izveidojiet šajā sakarā papildu darba noteikumu. Un arī sistemātiski uzlabot komandas komunikācijas kompetenci
3. Kļūda
Mīnusus un kļūdas sapulču vadīšanā var pamanīt jebkurā uzņēmumā. Tipiskākie ir:
- noteikto mērķu neievērošana
- noteikumu neievērošana
- informācijas trūkums sanāksmes dalībniekiem
- darbinieku noturēšana visproduktīvākajā laikā
- spiediens no galvas vai otrādi, pasivitāte un saprāts
- bezdarbība pēc sanāksmes
Jūsu tikšanās var kļūt par vērtīgu vadības resursu vai melno caurumu, kurā laiks izšķīst bez pēdām. Izvēle ir tava.
Ieteicams:
Efektīvas Dziedināšanas Metodes Iekšējai Meitenei
Kā būt laimīgam vai atkal par Iekšējo meiteni Visi cilvēki uz zemes vēlas būt laimīgi. Mūsu laimes stāvoklis ir tieši atkarīgs no mīlestības daudzuma mūsu dzīvē. Biežāk nekā nē, cilvēki mīlestību meklē ārpasaulē. Citu cilvēku uzmanībā un atzinībā, mīļotā cilvēka klātbūtnē.
KOMUNIKĀCIJAS AR STATUSA CILVĒKIEM NOSLĒPUMI
Kas ir statusa cilvēki, ar ko viņi atšķiras no citiem un kā ar viņiem veiksmīgi komunicēt? Par “statusu” var saukt cilvēkus, kas pakļauti varai, spēcīgas gribas, mērķtiecīgi, ar spēcīgu raksturu, kas liek citiem ar viņiem rēķināties, saspringt viņu klātbūtnē, meklēt vārdus un justies nedroši.
Pārvarēšanas Stratēģijas: Kā Mēs Rīkojamies Stresa Situācijās Un Vai Visas Stratēģijas Ir Efektīvas
Pārvarēšanas stratēģijas - stratēģijas stresa situāciju pārvarēšanai (tikt galā - tikt galā). Pārvarēšanas izpētei ir dažādas pieejas: resursu, personiskā, situatīvā. Resursu pieeja pieņem, ka katrai personai ir noteikts resursu (materiālo, sociālo, fizisko, garīgo) piedāvājums, kas palīdz viņam pārvarēt stresa situāciju.
Efektīvas PSIHOTERAPIJAS PRINCIPI UN NOTEIKUMI
Lēmums doties pie psihoanalītiķa var mainīt dzīvi un mainīt savu dzīvi uz labo pusi. Tomēr tie, kas cer uz viegliem un tūlītējiem rezultātiem, var būt vīlušies, jo mēs runājam par pieauguša cilvēka psihi, kas izveidojusies daudzu gadu garumā un ir iespējams panākt kvalitatīvas izmaiņas tās darbībā tikai ar rūpīgu un reizēm grūtu darbu.
Komunikācijas Spēks Jeb Kā Kļūt Par Komunikācijas Meistaru
Sveiki! Šodienas īsajā rakstā es vēlos dalīties ar jums dažās pamata stratēģijās, kas atrisinās lielāko daļu komunikācijas problēmu | Lasīšanas laiks 3 minūtes Mums netiek mācīts pareizi komunicēt. Tāpēc talantīgākie un cienīgākie cilvēki ir zemāki par iesācējiem un cilvēkiem ar nepietiekamu pašcieņu, jo viņiem vienmēr ir ko teikt) - Daudzi cilvēki saskaras un saskaras ar sasprindzinājumu;
